自治会・町内会と個人情報保護～“つながり”と“プライバシー”を両立させるために

地域活動の現場では、「個人情報保護」をめぐる悩みが年々増えています。

自治会の役員さんからは、こんな相談をよく受けます。

・「会員名簿を作りたいけど、個人情報保護法に触れないか心配です」
・「災害時の連絡先リストを作ったら、苦情が来た」
・「回覧板で名前を出してもいいの？」

SNSや個人情報流出事件がニュースになる今、地域でも「情報の扱い方」に敏感な時代です。
けれども、自治会・町内会は「人と人とのつながり」が土台です。
個人情報を守りながら、どうやって地域活動を続けていけばよいのでしょうか。

この記事では、市民活動支援を得意とする行政書士の視点から、自治会・町内会における個人情報保護の考え方と実践のヒントをわかりやすく紹介します

自治会・町内会にも個人情報保護法は関係ある？

平成27年９月の個人情報保護法の改正により、平成29年５月30日以降、自治会町内会を含む全ての事業者は、個人情報保護法のルールに沿った取扱いが求められています。

自治会が扱う個人情報とは？

自治会や町内会では、さまざまな場面で個人情報を扱います。

• 加入者名簿（氏名、住所、電話番号など）
• 会費徴収や配布物の管理
• 防災や見守り活動のための連絡先
• 回覧板・掲示板への記載内容
• 行事やイベントの写真

これらはすべて、個人を特定できる情報であり、取り扱いには慎重さが求められます。
特に、会員名簿や連絡網は、「便利さ」と「プライバシー」のバランスが難しい部分です。

実務で気をつけたいポイント５つ

① 個人情報を集めるときは目的を明確にする

個人情報を集めるときは、「何のために使うか」をはっきり伝えましょう。

例：「自治会の連絡・会費徴収・防災活動のために使用します」
と明記しておくことで、トラブルを防げます。

② 本人の同意を得てから利用する

会員名簿や連絡網を作成する場合、本人の同意を取るのが原則です。
署名付きの同意書や、加入申込書の中に「個人情報の取扱いについて」欄を設けるとよいでしょう。

③ 名簿の範囲を最小限に

「必要な情報だけ」を扱うのが基本です。
氏名、住所、連絡先など必要な情報にとどめ、誕生日や家族構成など不要な情報は収集しません。
また、名簿を共有する場合は、「閲覧は役員のみ」などルールを定めておきましょう。

④ 保管や廃棄のルールを決める

データをパソコンで管理するときは、パスワードやアクセス制限を設定しましょう。
紙の資料なら、施錠できる棚で保管し、不要になったらシュレッダーで廃棄します。

⑤ SNSや広報紙への写真投稿や掲載にも注意しましょう

地域の行事の写真をSNSに投稿したり、広報紙にするときは、写っている人の同意を得ることが原則です。
特に、子どもや高齢者が写る場合は慎重に対応しましょう。
「顔がはっきり写らないように加工する」、「参加者の後ろから撮影する」、「集合写真の遠景のみ」など、リスクを下げる工夫も有効です。

実践のヒント

① 「個人情報保護方針」の作成

自治会でも、「個人情報保護に関する方針」や「取扱要領」を文書化することをおすすめします。
・収集目的
・利用・提供の制限
・保管・管理方法
・問い合わせ窓口
を定め、文章にしておけば、住民からの信頼が高まります。

② 名簿の“公開”と“共有”は別物

「名簿を配る」と「名簿を役員が共有する」は異なります。
名簿の扱いについては、自治会内全員に配布する必要があるかどうかをよく検討しましょう。
公開範囲が広いほど、情報漏えいのリスクが高まります。

③ 災害・防犯目的での情報利用

緊急時に備えて、高齢者や要支援者の情報を共有したいという声も多いです。
この場合も「目的を限定し、必要最小限の情報にとどめる」ことが原則です。
行政と連携し、公的支援の仕組みと整合を取るのが望ましいです。

よくあるトラブルと対応例

・「名簿に載りたくない」と言われた

　→強制はできません。非掲載や一部情報のみ掲載を認めるなど、柔軟な対応を県としましょう。

・名簿を紛失してしまった
　→すぐに関係者に報告し、対応しましょう。あらかじめ対応マニュアルを作成しておくことが望ましいです。そして、再発防止策を文書で周知しましょう。誠実な対応が信頼回復の鍵となります。

・写真掲載で苦情が出た
→掲載を取り下げましょう。顔が分かる写真を使いたい場合は本人に事前に同意をとるするなど、ルールを整備しておきましょう。

住民との丁寧なコミュニケーションが何よりの予防策になります。

“顔の見える安心感”を守るために

自治会・町内会の力は、地域の安心とつながりを支える大切な存在です。
しかし、その信頼を保つためには、個人情報の扱いにも慎重さも求められます。

個人情報保護は、地域の絆を壊すためのルールではなく、「安心してつながるためのマナー」と考えてみてください。

行政書士の立場から言えば、最も大切なのは「透明性と説明責任」です。
「なぜこの情報が必要なのか」、「どう管理するのか」を明確にすることで、住民の理解と協力を得ることができます。

「プライバシーを守ること」と「地域で支え合うこと」、この２つを両立させることこそ、これからの自治会運営に求められる姿です。

個人情報保護のルールの作成や、自治会町内会役員向けの研修の実施など、ご希望がありましたら、お気軽にメールでお問い合わせください。